Política de Privacidade

1. Responsável e contacto

O Lex365 é disponibilizado por Rafael Rocha & Santos Cordeiro, doravante “RRSC”, com o número de identificação de pessoa coletiva e fiscal 517207346 e sede em Rua Ruben de Carvalho, n.º 1, Setúbal, Portugal.

Para questões de privacidade ou para exercer os seus direitos, contacte info@lex365.net ou escreva para a morada acima, indicando que o pedido respeita à proteção de dados.

2. Âmbito e responsabilidades

Esta política descreve o tratamento de dados pessoais no sítio lex365.net, nos contactos comerciais, na contratação e no suporte do Lex365, bem como os principais fluxos de dados associados à aplicação e aos seus conectores.

A RRSC atua como responsável pelo tratamento quando determina as finalidades e os meios do tratamento, nomeadamente para responder a contactos, gerir a relação comercial, faturar e proteger o seu sítio.

Relativamente aos dados de clientes, assuntos, documentos e atividades que um escritório gere no seu ambiente Microsoft 365, a organização cliente determina as finalidades do tratamento e as regras de acesso. Quando a RRSC trate esses dados por sua conta, atua como subcontratante, nos termos das instruções documentadas e do acordo de tratamento de dados previsto no artigo 28.º do RGPD. Esta política não substitui esse acordo nem a informação que a organização cliente deve prestar aos titulares.

3. Dados tratados e respetivas fontes

Contactos e demonstrações: nome, email profissional, escritório quando indicado, tipo de pedido, idioma e conteúdo da mensagem. Estes dados são fornecidos pelo próprio titular através do formulário, por email, telefone ou noutro contacto direto. O formulário envia a mensagem para a equipa Lex365 por correio eletrónico.

Relação comercial e suporte: identificação e contactos do cliente e dos seus representantes, dados de faturação, plano e licenças, comunicações, pedidos de suporte e informação necessária para analisar uma ocorrência. Estes dados podem ser fornecidos pelo titular, pela organização que representa ou, quando a compra seja feita por esse canal, pelo marketplace autorizado.

Utilização do sítio: dados técnicos necessários à comunicação e segurança, como endereço IP, pedidos ao servidor, data e hora, navegador e mensagens de erro. A proteção contra envios abusivos do formulário usa um identificador derivado do IP e contadores técnicos. Ao carregar uma página, o Google Analytics trata identificadores de cookies, informações do dispositivo e navegador, páginas visitadas e interações.

Aplicação: identidade profissional e permissões Microsoft, contactos e identificação de clientes, NIF quando registado, assuntos, notas, documentos, metadados, colaboradores, registos de tempos e prazos. O conteúdo concreto depende do que a organização introduz e das funcionalidades e permissões que autoriza. Os dossiers podem conter dados sensíveis ou relativos a infrações, cuja introdução e utilização exigem os fundamentos e as salvaguardas aplicáveis.

Atividade Microsoft 365: quando autorizadas, as integrações consultam referências de emails, alterações documentais, calendário e atividade Teams para ajudar o utilizador a recordar o trabalho. A integração de capturas de correio descrita no Lex365 consulta metadados das mensagens, sem ler os corpos ou anexos; esta limitação não se aplica a documentos que o utilizador disponibilize através de outras funcionalidades.

4. Finalidades e fundamentos jurídicos

Responder a pedidos e preparar propostas: realização de diligências pré-contratuais a pedido do titular, quando este seja a potencial parte no contrato; nos contactos de representantes de organizações, interesse legítimo em responder e estabelecer relações profissionais.

Gerir contratos, licenças e suporte: execução do contrato quando o titular seja parte; nos dados dos representantes e utilizadores de uma organização, interesse legítimo em administrar e prestar o serviço contratado.

Faturação e obrigações fiscais e contabilísticas: cumprimento de obrigações legais. A conservação de prova e a gestão de reclamações ou litígios baseiam-se nas obrigações aplicáveis e no interesse legítimo em exercer ou defender direitos.

Segurança e prevenção de abuso: interesse legítimo em proteger o sítio, as comunicações e os serviços, limitar spam e investigar incidentes, ponderando a necessidade do tratamento e os direitos dos titulares.

Estatísticas de utilização do sítio: o sítio recolhe estatísticas automaticamente desde o carregamento da página. Um pedido de demonstração não equivale a subscrever comunicações promocionais; a utilização dos contactos para essas comunicações exige o fundamento e as condições legais aplicáveis.

Quando atua como subcontratante, a RRSC trata os dados operacionais apenas no âmbito das instruções e do acordo com o cliente. Cabe ao responsável pelo tratamento identificar o fundamento de licitude das suas operações, incluindo os requisitos adicionais para categorias especiais de dados ou dados relativos a infrações.

5. Fornecimento obrigatório e facultativo

No formulário, o nome, o email, o tipo de pedido e a mensagem são necessários para encaminhar e responder ao contacto. O nome do escritório é facultativo. Sem os elementos necessários, pode não ser possível dar seguimento ao pedido. Os dados exigidos para contratar, faturar ou autenticar são identificados no respetivo processo.

Envie apenas a informação necessária. Evite incluir documentos de processos, dados sensíveis ou informação sujeita a segredo profissional num primeiro contacto ou num pedido de suporte sem que tenha sido acordado um meio e um âmbito adequados.

6. Microsoft 365, armazenamento e permissões

A arquitetura do Lex365 utiliza o Microsoft Entra ID para autenticação e o Microsoft Graph para aceder aos serviços Microsoft 365 autorizados. Os dados operacionais são guardados em listas SharePoint e os documentos em bibliotecas do ambiente configurado para a organização cliente.

O acesso depende da conta utilizada, das permissões delegadas e das políticas do tenant. A organização cliente administra utilizadores, acessos, conservação e partilha no seu ambiente, na medida em que esses serviços não tenham sido expressamente contratados à RRSC.

O armazenamento no SharePoint não significa que nenhum dado circule fora desse ambiente: autenticação, comunicações técnicas, suporte autorizado e conectores podem implicar fluxos adicionais. As localizações e condições dos serviços Microsoft dependem do contrato e da configuração da organização. Consulte também a Declaração de Privacidade da Microsoft.

7. Assistentes de IA e conectores MCP

Quando o cliente utiliza um assistente de IA ligado ao Lex365 por MCP, os dados devolvidos pelas ferramentas, e o contexto fornecido pelo utilizador, podem ser transmitidos ao fornecedor do assistente para executar o pedido e produzir a resposta. O protocolo MCP não elimina essa transmissão.

A informação transmitida depende da operação, por exemplo pesquisa de clientes, consulta de assuntos, documentos, tempos ou prazos, e das permissões autorizadas. O cliente deve selecionar um serviço, plano e configurações compatíveis com as suas obrigações, incluindo segredo profissional, minimização e proteção de dados.

A RRSC não utiliza os conteúdos confidenciais do cliente para treinar modelos de IA. A conservação das conversas, os acessos e a eventual utilização de dados pelo serviço externo dependem do fornecedor, plano, definições e contrato escolhidos pelo cliente; esta política não garante as práticas desses fornecedores.

As respostas servem de apoio ao utilizador e devem ser verificadas. As funcionalidades de assistência descritas no Lex365 não substituem a decisão profissional do utilizador. No sítio institucional não são tomadas decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos ou impacto significativo semelhante sobre os visitantes.

8. Destinatários dos dados

O acesso é limitado às pessoas autorizadas da RRSC que necessitem dos dados para as finalidades indicadas. Conforme o serviço utilizado, podem intervir prestadores de alojamento, correio eletrónico, infraestrutura, manutenção e suporte, contabilidade e assessoria, sujeitos às obrigações contratuais e legais aplicáveis.

A Microsoft intervém nos serviços Microsoft 365 e, quando aplicável, no canal de compra Microsoft Marketplace. A Google intervém nas estatísticas do sítio desde o carregamento da página. Os fornecedores dos assistentes de IA selecionados pelo cliente recebem os dados disponibilizados através das integrações utilizadas. Cada prestador pode assumir funções diferentes consoante o serviço e o contrato aplicável.

Os dados podem ainda ser comunicados a autoridades ou outros destinatários quando a lei o imponha ou quando necessário para exercer ou defender direitos. Pode solicitar mais informação sobre os destinatários relevantes para o seu tratamento através de info@lex365.net.

9. Transferências internacionais

O recurso a serviços Microsoft, Google ou assistentes externos pode implicar tratamento ou acesso a dados fora do Espaço Económico Europeu. A localização do SharePoint do cliente, por si só, não determina todos os destinos das integrações utilizadas.

Nas transferências sob a sua responsabilidade, a RRSC deve assegurar um mecanismo válido nos termos do RGPD, como uma decisão de adequação aplicável ou cláusulas contratuais-tipo acompanhadas da avaliação e das medidas suplementares necessárias. Pode pedir informação sobre o destino e as garantias de uma transferência, incluindo como obter cópia, para info@lex365.net.

Quando o cliente contrata diretamente serviços Microsoft ou um assistente de IA, deve avaliar também as condições e garantias desses serviços para os tratamentos que determina.

10. Conservação e eliminação

Os dados são conservados pelo tempo necessário à finalidade, tendo em conta a natureza da informação, a relação com o titular, obrigações legais e a necessidade de prova ou defesa de direitos. Os critérios abaixo aplicam-se na ausência de um prazo específico legal ou contratualmente exigido.

Pedidos de informação e demonstração: durante o acompanhamento do pedido e, após o seu encerramento, apenas enquanto necessário para documentar as diligências ou gerir questões pendentes. Se o pedido der origem a um contrato, os elementos necessários integram a relação contratual.

Contratos, faturação e suporte: durante a relação contratual e, após a sua cessação, pelos prazos legais aplicáveis à documentação fiscal e contabilística e pelo período necessário à gestão de garantias, reclamações ou defesa de direitos. Os dados sem necessidade de conservação devem ser eliminados ou anonimizados.

Registos técnicos e segurança: pelo período necessário para prevenir abuso, diagnosticar falhas e investigar incidentes. Os contadores do formulário usam uma janela de controlo; o fim dessa janela não significa, por si só, a eliminação automática dos ficheiros técnicos ou dos registos do alojamento.

Dados do escritório no Microsoft 365: segundo as instruções e políticas da organização cliente e as condições dos serviços contratados. Cancelar o Lex365 não elimina automaticamente os dados do SharePoint. Os dados que a RRSC trate como subcontratante são devolvidos ou eliminados nos termos do acordo aplicável, ressalvadas obrigações legais.

Estatísticas e preferências: a aceitação do aviso de cookies e o prazo de expiração configurado para os cookies analíticos são de 180 dias, salvo eliminação anterior ou restrições do navegador. A expiração de um cookie não apaga retroativamente eventos já enviados: a conservação desses eventos depende da configuração da propriedade Google Analytics, dos dados agregados e das obrigações aplicáveis. Pode pedir informação sobre o prazo aplicável aos seus dados.

11. Cookies e armazenamento no navegador

O sítio usa armazenamento local do navegador para recordar o tema visual escolhido (theme) e a aceitação do aviso de cookies (lex365-cookie-notice). O tema mantém-se até ser alterado ou apagado; a aceitação do aviso é recordada durante 180 dias. Estes elementos não servem para analisar a navegação.

Google Analytics: o código de estatísticas é carregado automaticamente ao abrir cada página, independentemente da aceitação do aviso de cookies. O botão “Aceitar” fecha o aviso e guarda essa aceitação durante 180 dias.

Podem ser criados os cookies próprios _ga e _ga_GNKWF1F5RY para distinguir navegadores e sessões e produzir estatísticas de utilização. O sítio configura um prazo de expiração de 180 dias, sem renovação automática a cada visita, e desativa os sinais Google e os sinais de personalização publicitária nesta integração. As limitações do navegador podem reduzir esse prazo.

Pode voltar a abrir o aviso através do botão “Cookies” no rodapé. Pode eliminar cookies e armazenamento local ou bloquear cookies nas definições do navegador. Fechar o aviso não altera o carregamento do Google Analytics.

O prazo dos cookies é diferente do prazo de conservação dos dados nos servidores Google. Consulte a informação de proteção de dados do Google Analytics e a Política de Privacidade da Google. As cookies e tecnologias usadas dentro dos serviços Microsoft ou do assistente de IA são descritas pelos respetivos fornecedores.

12. Segurança e confidencialidade

A proteção deve ser adequada aos riscos, incluindo controlo de acessos, permissões limitadas às funções autorizadas e deveres de confidencialidade. O formulário inclui validação dos campos, proteção contra envios abusivos e respostas que não expõem o conteúdo das mensagens nem as credenciais de envio.

A segurança do ambiente Microsoft 365 depende também das medidas adotadas pela organização cliente, incluindo gestão de contas, autenticação, partilha e configurações do tenant. Nenhum sistema garante segurança absoluta; suspeitas de acesso indevido ou incidentes devem ser comunicadas a info@lex365.net.

13. Direitos e como exercê-los

Nas condições previstas no RGPD, pode solicitar acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento e portabilidade dos seus dados. Pode opor-se ao tratamento baseado em interesses legítimos por motivos relacionados com a sua situação particular e opor-se a marketing direto. Quando o tratamento dependa de consentimento, pode retirá-lo a qualquer momento.

Envie o pedido para info@lex365.net, identificando o direito e o contexto. Se necessário, pediremos apenas informação proporcional para confirmar a identidade. A resposta é prestada, em regra, no prazo de um mês; quando a complexidade ou o número de pedidos o justifique, pode haver prorrogação até mais dois meses, comunicada dentro do primeiro mês. O exercício é, em regra, gratuito, ressalvadas as situações legalmente previstas.

Se o pedido respeitar a dados de um dossier, documentos ou atividade geridos por um escritório cliente, contacte prioritariamente essa organização enquanto responsável pelo tratamento. Quando a RRSC receba o pedido como subcontratante, deve encaminhá-lo e prestar a assistência prevista no acordo, sem decidir autonomamente sobre a eliminação de dados do cliente.

Pode apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), sem necessidade de contactar previamente a RRSC, e recorrer aos meios judiciais aplicáveis. A CNPD disponibiliza informação sobre o exercício dos direitos.

14. Alterações e documentos relacionados

Esta política tem a versão de 20 de outubro de 2026. Será atualizada quando se alterem os tratamentos, os serviços ou os requisitos aplicáveis. As alterações relevantes serão comunicadas por meio adequado e, quando necessário, será solicitado novo consentimento.

Consulte também os Termos e Condições do Lex365. A aceitação desses Termos ou a utilização do sítio não constitui consentimento genérico para o tratamento de dados pessoais.