Informação legal
Termos e Condições
1. Informações sobre o prestador
O Lex365 é disponibilizado por Rafael Rocha & Santos Cordeiro, pessoa coletiva portuguesa com o número de identificação de pessoa coletiva e fiscal 517207346, com sede em Rua Ruben de Carvalho, n.º 1, Setúbal, Portugal, doravante designada por “RRSC”.
Os pedidos de informação relativos ao Lex365 podem ser enviados para info@lex365.net.
Os presentes Termos regulam a utilização do sítio lex365.net e, quando aceites no âmbito do processo de contratação, o acesso e a utilização do software Lex365.
2. Destinatários e âmbito
O Lex365 destina-se à utilização profissional por advogados, sociedades de advogados, departamentos jurídicos e outras organizações, doravante designados por “Cliente”.
O software disponibiliza ferramentas de apoio à gestão de clientes, assuntos, documentos, conhecimento, registos de tempos e prazos, integradas com serviços Microsoft 365. Determinados planos permitem também a ligação a assistentes de inteligência artificial compatíveis.
As funcionalidades disponibilizadas são as identificadas no plano ou na proposta comercial aceite pelo Cliente, sujeitas aos requisitos técnicos aplicáveis, às permissões autorizadas e aos serviços de terceiros necessários.
Quem celebre um contrato em representação de uma organização declara ter poderes para a vincular.
3. Celebração do contrato e documentos aplicáveis
Antes da celebração do contrato, o Cliente receberá ou terá acesso aos presentes Termos e às condições específicas da oferta, incluindo o plano, os utilizadores licenciados, o preço, os serviços de configuração inicial, a duração da subscrição, as condições de renovação e as regras de cancelamento.
O contrato considera-se celebrado quando o Cliente aceita expressamente uma proposta, assina um contrato ou conclui o processo de compra aplicável.
Um pedido de informação ou de demonstração não constitui, por si só, um compromisso de compra.
As condições específicas expressamente acordadas entre as partes prevalecem sobre os presentes Termos nas matérias que regulam especificamente. O acordo de tratamento de dados prevalece nas matérias relativas ao tratamento de dados pessoais.
Quando a compra seja efetuada através do Microsoft Marketplace ou de outro canal autorizado, aplicam-se também as condições desse canal relativas à compra, faturação, pagamento, renovação e cancelamento.
4. Licença de utilização do Lex365
Durante a vigência do contrato, a RRSC concede ao Cliente uma licença não exclusiva de utilização do Lex365 para as suas atividades profissionais, dentro dos limites do plano subscrito.
O Cliente pode conceder acesso aos seus trabalhadores e a outros utilizadores autorizados, sujeito aos limites de licenciamento e às permissões aplicáveis. Cada licença individual deve corresponder a um utilizador identificado, sem prejuízo da sua reatribuição nas condições acordadas.
Salvo autorização escrita da RRSC ou permissão decorrente de normas legais imperativas, o Cliente não pode revender, sublicenciar ou disponibilizar o Lex365 a terceiros como serviço autónomo.
O Cliente não deve contornar os controlos de licenciamento ou segurança, introduzir código malicioso ou utilizar o software para aceder a informação sem autorização. As restrições à cópia, modificação ou análise do software estão sujeitas aos direitos que as normas legais imperativas atribuam aos utilizadores.
5. Requisitos técnicos e configuração inicial
A utilização do Lex365 requer um ambiente Microsoft 365 compatível, com os serviços, licenças, capacidade e permissões necessários às funcionalidades subscritas.
As licenças Microsoft 365 e as subscrições de assistentes de IA são da responsabilidade do Cliente, salvo se expressamente incluídas na proposta comercial.
A configuração inicial pode incluir a ligação ao SharePoint e a preparação das listas, bibliotecas e definições necessárias ao funcionamento. Migrações de dados, integrações, formação, desenvolvimento à medida e outros trabalhos adicionais são definidos na proposta aplicável.
O Cliente deve prestar a colaboração técnica necessária e assegurar que as permissões são concedidas por pessoas autorizadas a administrar o seu ambiente.
6. Contas, permissões e utilização aceitável
O Cliente é responsável por identificar os utilizadores autorizados, atribuir as permissões adequadas, proteger as contas de utilizador e revogar o acesso quando deixe de ser necessário.
O Cliente deve utilizar o Lex365 de forma lícita e respeitar os direitos de terceiros, as obrigações profissionais e os deveres de confidencialidade aplicáveis.
A RRSC é responsável pelas medidas e operações sob o seu controlo. A administração do ambiente Microsoft 365 do Cliente continua a ser da responsabilidade do Cliente na medida em que não tenha sido expressamente incluída nos serviços contratados.
Qualquer suspeita de acesso não autorizado ou incidente que envolva o Lex365 deve ser comunicada à RRSC sem demora injustificada.
7. Dados e documentos do Cliente
O Cliente mantém os seus direitos sobre os dados, documentos e outros conteúdos que introduza ou disponibilize através do Lex365.
Na arquitetura disponibilizada, os dados operacionais e os documentos são armazenados nas listas e bibliotecas SharePoint configuradas para o Cliente. Esta forma de armazenamento não exclui os fluxos de dados necessários à autenticação, às integrações, ao suporte ou às funcionalidades de IA utilizadas.
O Cliente autoriza apenas o acesso e o tratamento necessários à prestação dos serviços contratados, de acordo com as permissões concedidas e as instruções aplicáveis.
O Cliente deve assegurar a licitude dos seus conteúdos e do respetivo tratamento, incluindo o cumprimento dos deveres de informação aplicáveis e a existência de um fundamento de licitude adequado.
As responsabilidades pela conservação, cópias de segurança, recuperação e exportação de dados devem ser identificadas no contrato. O armazenamento no SharePoint não significa, por si só, que o Cliente tenha contratado um serviço autónomo de cópias de segurança à RRSC.
8. Confidencialidade e proteção de dados pessoais
Cada parte deve proteger a informação confidencial da outra parte e utilizá-la apenas para executar o contrato. O acesso deve ser limitado às pessoas que dele necessitem e que estejam sujeitas a obrigações de confidencialidade adequadas.
Esta obrigação mantém-se após a cessação do contrato. Não impede divulgações exigidas por lei, desde que limitadas ao necessário.
O tratamento de dados pessoais pela RRSC para gestão de contactos, relações comerciais e faturação é descrito na sua Política de Privacidade, disponível em https://lex365.net/pt/politica-privacidade.html.
Quando a RRSC trate dados pessoais por conta do Cliente, esse tratamento deve ser regulado por um acordo de tratamento de dados separado, nos termos do artigo 28.º do RGPD, antes do início do tratamento.
Esse acordo abordará, entre outras matérias, as atividades de tratamento, as medidas de segurança, os subcontratantes ulteriores, as transferências internacionais, a assistência ao Cliente e o tratamento dos dados no termo dos serviços.
A aceitação dos presentes Termos não constitui um consentimento genérico para o tratamento de dados pessoais.
9. Inteligência artificial e conectores
As funcionalidades de IA dependem do plano subscrito, de um assistente compatível e das permissões e ferramentas disponibilizadas.
A utilização de um conector pode transmitir ao assistente externo a informação necessária à execução da consulta ou operação solicitada. O Cliente deve avaliar a adequação do serviço selecionado, as suas condições de tratamento de dados e a sua compatibilidade com o segredo profissional e outras obrigações aplicáveis.
A RRSC não utilizará os conteúdos confidenciais do Cliente para treinar modelos de IA. As condições dos serviços externos selecionados pelo Cliente devem ser avaliadas separadamente, incluindo as respetivas definições de conservação e utilização de dados.
As respostas de IA podem conter erros, omissões ou informação desatualizada. Os utilizadores devem verificar as respostas e as operações propostas ou realizadas, em especial as que envolvam documentos, prazos ou alterações de registos.
A disponibilização de uma integração não garante que todos os planos ou configurações de um assistente externo sejam adequados à informação do Cliente.
10. Prazos, calendários e registos de tempos
As funcionalidades de prazos, calendário, alertas e registo de atividades apoiam a organização do trabalho profissional.
O Cliente e os seus utilizadores devem verificar as datas, notificações, regras de cálculo de prazos e demais informações necessárias ao cumprimento das suas obrigações profissionais. Não devem depender exclusivamente de um alerta ou de uma sincronização para acompanhar um prazo.
A atividade recolhida do Microsoft 365 serve como auxiliar de memória. Os utilizadores devem verificar o assunto, a descrição e a duração do seu trabalho antes de utilizarem um registo de tempo para faturação ou outros fins.
Estas responsabilidades não isentam a RRSC de responsabilidade por incumprimentos de obrigações que lhe sejam imputáveis.
11. Preços e pagamento
Os preços, as quantidades de utilizadores, os custos de configuração inicial, os descontos e a periodicidade de faturação são os especificados na oferta aceite.
Aos preços acrescem os impostos aplicáveis, salvo indicação expressa de que estão incluídos.
A apresentação de um preço mensal não determina, por si só, o período de compromisso contratual. A duração da subscrição, as condições de renovação e os prazos de cancelamento devem constar expressamente das condições aceites pelo Cliente.
As alterações de preços não se aplicam retroativamente. Quando uma alteração se aplique a uma renovação, será comunicada antes do termo do prazo em que o Cliente pode recusar essa renovação.
Em caso de atraso no pagamento, a RRSC pode exigir os montantes em dívida e os juros legais e, após notificação escrita e concessão de um prazo razoável para regularização, suspender os serviços afetados.
12. Suporte, manutenção e disponibilidade
A RRSC prestará os serviços com zelo e diligência profissionais e procurará corrigir erros reproduzíveis que afetem as funcionalidades contratadas.
Os pedidos de suporte podem ser enviados para info@lex365.net. Os horários de suporte, tempos de resposta e níveis de serviço garantidos apenas se aplicam quando expressamente acordados.
Podem ocorrer interrupções devido a manutenção, atualizações, incidentes ou indisponibilidade de serviços externos. Sempre que razoavelmente possível, os trabalhos programados com impacto relevante serão comunicados antecipadamente.
A dependência de serviços externos não isenta a RRSC do dever de atuar diligentemente em relação aos componentes sob o seu controlo.
13. Propriedade intelectual e serviços de terceiros
Os direitos sobre o Lex365, a sua documentação e os materiais disponibilizados pertencem à RRSC ou aos respetivos titulares, sem prejuízo dos direitos do Cliente sobre os seus próprios conteúdos.
O pagamento das licenças não transfere a propriedade do software nem concede acesso ao seu código-fonte, salvo acordo escrito.
Os serviços e componentes de terceiros estão sujeitos às respetivas licenças e condições. Microsoft, Microsoft 365, SharePoint, Teams, Outlook, ChatGPT, Claude e outras designações pertencem aos respetivos titulares.
O Lex365 é uma solução independente. A integração com um serviço ou a publicação num marketplace não significa que os respetivos operadores sejam os prestadores do Lex365.
14. Duração, suspensão e cessação
O contrato mantém-se em vigor pelo período expressamente acordado. A renovação automática apenas se aplica quando esteja claramente especificada e aceite, incluindo o período de renovação e o prazo e meio para a recusar.
Qualquer das partes pode resolver o contrato em caso de incumprimento grave pela outra parte que não seja sanado num prazo razoável após notificação escrita, salvo se a natureza ou gravidade do incumprimento justificar a resolução imediata.
A RRSC pode suspender o acesso, na medida do necessário, quando este apresente um risco concreto de segurança ou envolva utilização ilícita. O Cliente será informado logo que possível, sendo o acesso restabelecido quando cessem os motivos da suspensão.
A suspensão ou cessação do acesso ao Lex365 não elimina, por si só, os dados existentes no ambiente SharePoint do Cliente. A RRSC não eliminará esses dados em consequência do cancelamento sem instruções do Cliente ou um fundamento jurídico aplicável.
O Cliente continua responsável pelas suas subscrições com a Microsoft e outros prestadores. A assistência adicional à exportação ou migração de dados deve ser acordada entre as partes. Os dados tratados pela RRSC por conta do Cliente serão tratados de acordo com o acordo de tratamento de dados.
Os reembolsos devidos em consequência de incumprimento ou cessação antecipada serão determinados pelo contrato e pela legislação aplicável.
15. Responsabilidade
Cada parte responde pelos danos que lhe sejam imputáveis nos termos da legislação aplicável e das obrigações que assumiu.
A utilização do Lex365 não constitui a prestação de aconselhamento jurídico nem garante qualquer resultado profissional específico.
A responsabilidade por falhas relacionadas com permissões, configurações, serviços externos ou atos dos utilizadores será avaliada de acordo com a respetiva causa e as obrigações de cada parte.
Nenhuma disposição dos presentes Termos exclui ou limita responsabilidades que não possam ser legalmente excluídas ou limitadas, incluindo a responsabilidade decorrente de dolo ou culpa grave.
16. Alterações, lei aplicável e comunicações
A RRSC pode atualizar os presentes Termos para refletir alterações na legislação, na tecnologia ou no funcionamento do serviço. Cada nova versão será identificada pela respetiva data.
As alterações relevantes que afetem contratos existentes serão comunicadas antecipadamente e exigirão aceitação ou outro fundamento contratual e jurídico válido. A publicação de uma nova versão no sítio não altera, por si só, as condições de um período já contratado.
O contrato rege-se pela lei portuguesa, sem prejuízo das disposições legais imperativas aplicáveis. Os litígios serão submetidos aos tribunais competentes nos termos da legislação aplicável.
As comunicações contratuais devem ser efetuadas por escrito para info@lex365.net e para o endereço de contacto indicado pelo Cliente.